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04.04.08 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
nachfolgend informieren wir Sie wiederum über aktuelle Entwicklungen und Praxisfragen aus dem Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs im Notariat. Wir hoffen, Ihre praktische Arbeit mit dem elektronischen Medium hierdurch zu erleichtern.

Mit freundlichen Grüßen,
Dr. Robert Mödl
Geschäftsführer, NotarNet GmbH

Inhalt

Umstellung der Signaturtechnik bis 30.6.2008 Einfache Recherche in den Gutachten des DNotI aus dem Notarnetz Empfang von Eintragungsmitteilungen über EGVP Geplante Umstellung des Arbeitsablaufs bei der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“) Neue Kontaktdaten des EGVP-Nutzersupports Dokumente mit mehreren Dokumentarten bei der Handelsregisteranmeldung Teilnahme am elektronischen Mahnverfahren mit den Signaturkarten der Bundesnotarkammer Beantragung von Signaturkarten mit Notarattribut vor der Amtsübernahme oder dem Amtssitzwechsel

Umstellung der Signaturtechnik bis 30.6.2008

Einer der zur Erzeugung von Signaturen eingesetzten Algorithmen (die Hashfunktion SHA-1) ist nach der Bekanntmachung zur elektronischen Signatur vom 17.12.2007 (Bundesanzeiger Nr. 19/2008, S. 376) ab dem 30.6.2008 nicht mehr zur Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen geeignet. Werden derzeit qualifizierte elektronische Signaturen mit den Signaturkarten der Bundesnotarkammer und der Software SigNotar erzeugt, wir die Hashfunktion SHA-1 verwendet.

Die Signaturkarten der Bundesnotarkammer unterstützen jedoch auch einen weiterhin (über den 30.6.2008 hinaus) gültigen Algorithmus (die Hashfunktion RIPEMD-160). Um die neue Technik einsetzen zu können, ist jedoch ein Update von SigNotar auf die Version 2.2 erforderlich. Dieses Update steht bereits als Pilotversion zur Verfügung und soll in der zweiten Aprilhälfte allgemein bereitgestellt werden. Wir bitten daher alle Kollegen, angebotene Updates von SigNotar vor dem 30.6.2008 zu installieren. Eine Anleitung zur Durchführung von Updates ist auf den FAQ-Seiten der NotarNet-GmbH verfügbar. Vereinzelt haben Kollegen den Supportvertrag für die Programme des elektronischen Rechtsverkehrs gekündigt. Hierdurch sind diese Kollegen von der Installation der neu entwickelten Updates von SigNotar ausgeschlossen. Diese Kollegen wollen wir nachdrücklich auf die Notwendigkeit hinweisen, zum 30.6.2008 eine andere geeignete Signaturanwendung vorzuhalten, da ohne die Installation des kommenden Updates wirksame qualifizierte elektronische Signaturen nicht mehr mit SigNotar erzeugt werden können. Alternativ kann natürlich auch ein neuer Supportvertrag mit der NotarNet GmbH geschlossen werden.

Einfache Recherche in den Gutachten des DNotI aus dem Notarnetz

Die Rechtsgutachten des Deutschen Notarinstituts (DNotI) sind als wertvolle Arbeitshilfe bekannt. In langjähriger Tätigkeit hat das DNotI einen immensen Bestand an Gutachten zu allen im Notariat vorkommenden Rechtsgebieten erarbeitet. Rechtsgutachten von allgemeinem Interesse sind für die Notarkollegen über den DNotI-Report und den Fax-Abruf-Dienst verfügbar. Zahlreiche Gutachten sind daneben auch über das Internet unter www.dnoti-online-plus.de zugänglich. Die Datenbank DNotI-Online-Plus wird derzeit vollständig neu aufgebaut. Voraussichtlich im Juni 2008 werden alle im DNotI-Report und im Fax-Abruf-Dienst veröffentlichten Gutachten, rund 7.000 weitere redaktionell aufgearbeitete DNotI-Gutachten, insgesamt also mehr als 9.000 Gutachten, sowie die gesamte notarrechtlich relevante Rechtsprechung seit 1996 dort über eine komfortable Volltextsuche zugänglich sein. Schrittweise werden weitere notarrelevante Informationen, so Rundschreiben der Bundesnotarkammer und Inhalte von Fachzeitschriften, hinzukommen. Die neue Datenbank DNotI Online Plus bietet damit eine wertvolle Ergänzung der notariellen Bibliothek und eine effiziente Unterstützung in der täglichen notariellen Arbeit. Die Nutzung bleibt auf Notare und deren Mitarbeiter beschränkt. Teilnehmer des Notarnetzes können DNotI-Online-Plus ohne Anmeldung und ohne Mehrkosten von allen an das Notarnetz angeschlossenen Arbeitsplätzen nutzen. Notare, die nicht an das Notarnetz angeschlossen sind, müssen ihre Signaturkarte unter www.notaraccess.de registrieren und sich bei jeder Nutzung mit der registrierten Signaturkarte und der Authentisierungs-PIN einloggen.

Empfang von Eintragungsmitteilungen über EGVP

In den Ländern Berlin, Brandenburg, Bremen und Schleswig-Holstein versenden die Registergerichte Mitteilungen über Eintragungen im Handelsregister und sonstige Nachrichten an Notare bereits seit Beginn des Jahres 2007 elektronisch über das EGVP. In den weiteren Bundesländern ermöglicht die eingesetzte Registersoftware inzwischen ebenfalls den elektronischen Versand, so dass derzeit in zahlreichen Bundesländern Mitteilungen der Registergerichte erstmals elektronisch versendet werden. Dies betrifft auch Zwischenverfügungen, die von manchen Gerichten als elektronisch signierte pdf-Dokumente versandt werden. Für den Notar ist es daher inzwischen unabdingbar, den Posteingang in seinem EGVP-Postfach regelmäßig zu prüfen.

In manchen Fällen bereitet der Nachrichtenempfang auf Notarseite jedoch Schwierigkeiten. Teilweise sind Nachrichten unzustellbar oder erreichen nicht das richtige Postfach. Ursache ist in der Regel, dass im Registergericht nicht die richtige Bezeichnung des aktuell genutzten Notarpostfachs im EGVP (die sog. „Govello-ID“) vorliegt. Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  • Es ist eine alte „Absenderadresse“ (im EGVP als „Govello-ID“ bezeichnet) in der Datei „userid.txt“ im Ordner „ElRv-Daten\<Name des betreffenden Notars>\Nachrichten“ gespeichert. Diese „Absenderadresse“ wird bei jedem Versand an das Registergericht übermittelt. Die Govello-ID des aktuell genutzten Postfachs finden Sie im EGVP-Client unter dem Menüpunkt Server, Unterpunkt Verzeichnisdienst. Eine ausführliche Anleitung zum Austausch der Govello-ID finden Sie über diesen Link und auf den FAQ-Seiten der NotarNet-GmbH.

  • Für den Notar sind mehrere Postfächer im EGVP angelegt. Das Registergericht sendet Mitteilungen an ein nicht mehr genutztes Postfach. Soweit das überflüssige Postfach in der Installation Ihres EGVP-Clients angezeigt wird, können Sie es in dem EGVP-Client über den Menüpunkt Postfach, Unterpunkt „Löschen“, löschen. Das betreffende Postfach darf hierbei nicht geöffnet sein. Eine Anleitung hierzu gibt auch das Installationshandbuch des EGVP unter http://www.egvp.de/software/dokumente/Installationsanleitung.pdf auf Seite 27. Zusätzlich ist geplant, zukünftig unter www.egvp.de ein Formular zum Löschen nicht mehr genutzter EGVP-Postfächer bereitzustellen. Über die weitere Entwicklung werden wir sie informiert halten.

Geplante Umstellung des Arbeitsablaufs bei der elektronischen Handelsregisteranmeldung („ELRV 3.0“)

Die Bundesnotarkammer konnte mit den Justizverwaltungen der Länder abstimmen, dass der Versandvorgang über das EGVP in 2008 besser an die Anforderungen der Abläufe in den Notarbüros angepasst wird. In der zweiten Jahreshälfte wird daher das Erfordernis einer qualifizierten Versandsignatur im EGVP entfallen. Eigene Erklärungen des Notars (z.B. eine Kostenstarksagungserklärung oder die Festlegung einer bestimmten Reihenfolge des Vollzugs) müssen weiterhin qualifiziert signiert an das Registergericht übermittelt werden. Derartige Erklärungen sind daher in ein Anschreiben aufzunehmen, das als weiteres TIFF-Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen ist. Durch den Wegfall der qualifizierten elektronischen Versandsignatur im EGVP wird eine erhebliche Verbesserung des gesamten Ablaufs der Vorbereitung einer Registeranmeldung möglich. Die NotarNet GmbH nimmt daher diese Änderung zum Anlass, die Programme XNotar und SigNotar grundlegend zu überarbeiten und alternativ zu der bisherigen Verfahrensweise einen neuen Arbeitsablauf zu entwickeln, der eine Aufteilung von Zuständigkeiten zwischen Notar und Mitarbeitern ermöglicht, die stärker dem traditionellen Papierverfahren entspricht. Nähere Einzelheiten enthält das Rundschreiben Nr. 8/2008 der Bundesnotarkammer. Es ist beabsichtigt, zusammen mit dem Deutschen Anwaltsinstitut (DAI) – Fachinstitut für Notare – eine Schulungsreihe zu den Veränderungen des Arbeitsablaufs und zur Auffrischung der Kenntnisse im elektronischen Handelsregisterverkehr anzubieten, die in Kooperation mit der jeweiligen Notarkammer durchgeführt werden könnte. Über die weitere Entwicklung werden wir Sie laufend informieren.

Neue Kontaktdaten des EGVP-Nutzersupports

Der technische Support für das EGVP wird seit dem 1.4.2008 durch die Firma Westernacher Products & Services AG geleistet. Dadurch haben sich die Kontaktdaten geändert. Das Support-Telefon für das EGVP ist nunmehr unter 01805 – 348 778* zu erreichen (Montag bis Freitag von 10:00 bis 18:00 Uhr). Anfragen per E-Mail können an egvp@westernacher.com gestellt werden. Der gemeinsame Support der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer und der NotarNet GmbH ist nach wie vor unter der Telefonnummer 01805 – 660 669* (Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr) und der E-Mail-Adresse support@bnotk.de zu erreichen.

* Kosten der Telefonhotlines: 14 ct./Minute aus dem dt. Festnetz, abweichende Preise aus den Mobilfunknetzen.

Dokumente mit mehreren Dokumentarten bei der Handelsregisteranmeldung

Bei dem Hinzufügen von Anlagen zu einer Handelsregisteranmeldung in XNotar sind diese zwingend mit einer bestimmten Dokumentart (z.B. Anmeldung, Liste der Gesellschafter) zu bezeichnen. Diese Bezeichnung erleichtert dem Bearbeiter im Registergericht und dem Auskunftsuchenden in der Handelsregisterauskunft das gezielte Auffinden der jeweils benötigten Dokumente. Deshalb sollten niemals mehrere Papierurkunden zu einem elektronischen Dokument zusammengefasst werden, da dies eine gezielte Suche verhindert. Andererseits kommen in der notariellen Praxis Urkunden vor, denen mehrere Dokumentarten zuzuordnen sind. So ist in der Gründungsurkunde einer GmbH häufig neben dem vollständigen Gesellschaftsvertrag (Dokumentart „Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut“) der Beschluss über die erste Geschäftsführerbestellung (Dokumentart „Protokoll/Beschluss“) enthalten. In der Vergangenheit haben manche Registergerichte dazu aufgefordert, in derartigen Fällen die Datei mehrfach mit unterschiedlichen Dokumentarten oder sogar mehrere auszugsweise beglaubigte Abschriften einzureichen, obwohl in XNotar einem Dokument bis zu vier Dokumentarten zugeordnet werden können. Grund war in der Regel, dass die Registersoftware in den meisten Bundesländern nur eine Dokumentart pro Dokument verarbeiten konnte. Die Registersoftware ist jedoch zwischenzeitlich angepasst worden, so dass auch Dokumente mit mehreren Dokumentarten keine Schwierigkeiten verursachen. Der Anlass für eine mehrfache Einreichung oder Aufteilung einheitlicher Urkunden ist damit entfallen. Es ist lediglich darauf zu achten, dass einem Dokument, das unterschiedliche Inhalte enthält, in XNotar alle zutreffenden Dokumentarten zugeordnet werden.

Teilnahme am elektronischen Mahnverfahren mit den Signaturkarten der Bundesnotarkammer

Das Mahnverfahren wird in allen Bundesländern automatisiert bearbeitet. Für Rechtsanwälte ist ab dem 1.12.2008 nur noch die Antragstellung in maschinell lesbarer Form zulässig (§ 690 Abs. 3 ZPO n.F.). Eine Möglichkeit der Antragstellung in maschinell lesbarer Form ist der Versand über das EGVP mit qualifizierter elektronischer Signatur. Notwendig hierfür ist der EGVP-Client, der unter www.egvp.de erhältlich ist, und eine Signaturkarte sowie ein Kartenleser für die qualifizierte elektronische Signatur. Alle Signaturkarten der Bundesnotarkammer (mit Ausnahme von Pseudonymkarten) können für diesen Versandweg eingesetzt werden. Ein Berufsträgerattribut (z.B. „Notar“ oder „Rechtsanwalt“) ist weder hinderlich noch erforderlich. Der Mahnantrag für die deutschen Mahngerichte ist unter www.online-mahnantrag.de zugänglich. Weiterführende Informationen und Broschüren zum Mahnverfahren finden sich z.B. unter http://www.mahnverfahren.nrw.de/. Rechtsanwälte, die eine Signaturkarte für das Online-Mahnverfahren erwerben wollen, erhalten diese unter anderem bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, die unter https://oa.signtrust.de/brak/order.nav Signaturkarten in Zusammenarbeit mit der Bundesrechtsanwaltskammer herausgibt.

Beantragung von Signaturkarten mit Notarattribut vor der Amtsübernahme oder dem Amtssitzwechsel

Wird das Notaramt übernommen oder der Amtssitz gewechselt, so sollte idealerweise schon ab Amtsantritt eine Signaturkarte mit Notarattribut zur Verfügung stehen. Gleichzeitig darf eine derartige Notarkarte erst erteilt werden, nachdem die Berufsträgereigenschaft zusammen mit dem Amtssitz durch die zuständige Notarkammer bestätigt wurde. Dies führte in der Vergangenheit zu Verzögerungen, da derartige Bestätigungen erst im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Amtsübernahme oder des Amtssitzwechsels erteilt werden konnten. Inzwischen ist es bei der Zertifizierungsstelle der BNotK jedoch möglich, bei dem Attribut „Berufsbezogene Angaben“ ein Anfangsdatum des Zertifikats einzugeben. Hier ist das Datum der Amtsübernahme bzw. des Amtssitzwechsels einzutragen. Anschließend kann die zuständige Notarkammer die erforderliche Bestätigung erteilen, dass die Ernennung zu dem angegebenen Zeitpunkt erfolgt ist. Die Karte kann sodann schon zugesandt werden, ist aber bis zu dem angegebenen Tag der Amtsübernahme nicht zur Erzeugung wirksamer Signaturen geeignet.

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