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02.07.10 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

die neue Version XNotar 3.3 steht kurz vor der Einführung. Sie soll am

14.7.2010

als Update bereitstehen. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen. Besonders hinweisen wollen wir Sie auf die Möglichkeit, als Notar zukünftig eine Homepage über die Bundesnotarkammer und die NotarNet GmbH zu erhalten.

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Robert Mödl
(Geschäftsführer NotarNet GmbH)

Inhalt

XNotar 3.3 Homepage-Baukasten für Notare Notarnetz schützt gegen Viren und Spam Löschen überzähliger EGVP-Postfächer Übermittlung des Unternehmensgegenstandes bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften Anzeige des Datums der Aufnahme einer Gesellschafterliste im Registerportal Abruf der Liegenschaftskarte in der Grundbuchauskunft des Landes NRW Übersicht des CNUE zum Erbrecht in Europa

XNotar 3.3

Zum 14.07.2010 wird das Update auf die neue Version XNotar 3.3 bereitstehen. Anders als die EGVP-Software aktualisiert sich XNotar nicht automatisch bei Programmstart, sondern bietet die Aktualisierung lediglich an. Die sofortige Installation ist damit nicht zwingend, sondern der Nutzer entscheidet selbst über den Zeitpunkt. Nach der Aktualisierung stehen zahlreiche Erweiterungen und Verbesserungen zur Verfügung. Hervorzuheben sind
  • die Mehrfachsignatur über Anmeldevorgänge hinweg und damit eine effiziente Möglichkeit, zahlreiche Anmeldungen in einem Arbeitsschritt zügig zu bearbeiten,
  • eine deutlich aufgewertete Sichtung der vollständigen Handelsregisteranmeldung in XNotar,
  • elektronische Vereinsregisteranmeldungen für Bayern, Berlin, Bremen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt,
  • die Möglichkeit, SigNotar-Einstellungen und Vermerkvorlagen aus XNotar zu bearbeiten,
  • die Möglichkeit, strukturierte Registerdaten in XNotar zu importieren und damit auch Eintragungsmitteilungen mit der Anmeldung zu vergleichen,
  • sowie die Neuerungen, die bereits in den Pilotversionen 3.1 und 3.2 enthalten waren, darunter ein Vorgangsassistent für die intuitive Erfassung von Handelsregisteranmeldungen und die Möglichkeit, Registrierungen unmittelbar aus XNotar an das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer zu versenden.

Sichten & Signieren

Die Prüfung und Signatur von Handelsregisteranmeldungen und ihrer Anlagen kann gegenüber der Durchsicht einer Unterschriftenmappe in Papierform schwieriger und zeitaufwändiger sein. XNotar 3.3 ermöglicht deshalb die zügige und vollständige Prüfung der Anmeldung in XNotar. Eine aufklappbare Baumstruktur enthält alle Strukturdaten. Verweilt der Mauszeiger auf einem der Dokumentnamen im unteren Bereich der Sichtung, erscheint die erste Seite dieses Dokuments. Ein Klick auf den Dokumentnamen öffnet es in dem jeweiligen Standardprogramm für die Anzeige von TIFF- oder PDF-Dokumenten. Alternativ können in der XNotar-Verwaltung XNotar oder SigNotar für die Anzeige der Dokumente ausgewählt werden. Mit der neuen Funktion „Sichten und Signieren“ kann der Notar mit der aufgewerteten Sichtung alle für ihn vorbereiteten Handelsregisteranmeldungen ansehen und anschließend in einem Schritt sämtliche Anlagen mit SigNotar signieren. Die Funktion verbindet eine verbesserte Möglichkeit der Prüfung mit der vereinfachten Bearbeitung einer Mehrzahl von Handelsregisteranmeldungen.

Elektronische Anmeldung zum Vereinsregister
Zwischenzeitlich haben Bayern, Berlin, Bremen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister zugelassen. Weitere Bundesländer werden folgen. Eine Übersicht für alle Bundesländer findet sich unter www.elrv.info. XNotar 3.3 ermöglicht die Vorbereitung elektronischer Anmeldungen zu den Vereinsregistern, für die der elektronische Rechtsverkehr eröffnet ist. Der Ablauf entspricht hierbei demjenigen bei der Erstellung einer elektronischen Handelsregisteranmeldung. Für neu gegründete Vereine steht der Anmeldefall „Neueintragung eines Vereins“ zur Verfügung. Für Anmeldungen zu bereits im Register eingetragenen Vereinen ist das VR-Registerzeichen des Vereins einzugeben und es können vereinsspezifische wie auch rechtsformunabhängige Anmeldefälle erfasst werden.

SigNotar-Einstellungen aus XNotar
Langfristig sollen die Programme des elektronischen Rechtsverkehrs zu einem einheitlichen Programm XNotar zusammengefasst werden. Als nächsten Schritt in diese Richtung ermöglicht XNotar 3.3, unter Verwaltung/SigNotar-Parameter die Einstellungen für SigNotar anzupassen. Die Vermerkvorlagen finden sich nun unter Verwaltung/Notar/[Name des Notars]/Vorlagen. Dort können die Vorlagen für Anschreiben und Vermerke des jeweiligen Notars geöffnet und geändert werden, um beispielsweise „Notar“ in der Vorlage durch „Notarin“ zu ersetzen.

Strukturierte Registerdaten
In XNotar 3.3 können Sie strukturierte Eintragungsmitteilungen und den strukturierten Registerinhalt importieren. Die Registergerichte können diese Daten über das EGVP versenden, wenn auch das zugehörige Dokument (Eintragungsmitteilung oder Registerauszug) elektronisch versendet wird. Um die strukturierten Daten zuverlässig zu erhalten, beantragen Sie bitte im Anschreiben deren elektronischen Versand mit der Eintragungsmitteilung. Damit XNotar anschließend die erhaltenen Daten importieren kann, muss unter Verwaltung/Notar/[Name des Notars]/HR das Verzeichnis angegeben sein, das in dem EGVP-Postfach des jeweiligen Notars unter Optionen/Exporteinstellungen als Exportverzeichnis definiert ist. Hierfür lässt sich das Verzeichnis „Eingangsnachrichten“ verwenden, das sich in dem Ordner „ElRv-Daten/[Name des Notars] befindet. Anschließend kann in der jeweiligen versendeten Anmeldung nach Erhalt einer strukturierten Eintragungsmitteilung diese mit der Anmeldung verglichen werden. Die importierten Daten stehen zudem für weitere Anmeldungen zur Verfügung, so dass beispielsweise die Angaben zum Rechtsträger nicht erneut ausgefüllt werden müssen, soweit sie sich nicht geändert haben.

Ausblick
Derzeit überarbeiten wir die Oberfläche von XNotar. Das Programm erhält ein neues Gesicht mit einer übersichtlicheren Anordnung der Funktionen und einem hellen Design in weiß, blau und orange, das an die Webseite www.elrv.info angelehnt ist. Die Auslieferung ist gegen Ende 2010 geplant.

Homepage-Baukasten für Notare

Nachdem die überarbeitete Homepage der Bundesnotarkammer www.bnotk.de sehr guten Anklang gefunden hat, entwickeln Bundesnotarkammer und NotarNet GmbH nun mit ähnlichen Gestaltungselementen einen Baukasten, aus dem sich Notare eine eigene Homepage individuell zusammenstellen können.

Die Homepages sollen unter der Domain

www. [z. B. Name des Notars] .notar.de

betrieben werden können. Für Teilnehmer des Notarnetzes wird die NotarNet GmbH die gewünschte Homepage auch unter einer beliebigen freien Domain einrichten und ohne Zusatzkosten bei der Einrichtung der Seite und dem Einpflegen der gewünschten Inhalte unterstützen.

Neben der üblichen Servicenavigation kann die Homepage Angaben zum Notar und seinen Mitarbeitern, die Öffnungszeiten und die Lage des Büros einschließlich eines Anfahrtsplans enthalten. Aktuelle Meldungen, Angaben zu den Tätigkeiten des Notars, anfallenden Kosten sowie Links zu Standesorganisationen und Behörden stehen auf Wunsch zur Verfügung. Diese werden zentral von der Bundesnotarkammer gepflegt.

Es stehen mehrere Design-Optionen zur Verfügung. Die Farbe der Homepage wird frei wählbar sein. Zahlreiche Motive stehen für die Kopfzeile zur Auswahl.

Die Einführung des Homepage-Baukastens ist für Oktober 2010 geplant. Über den genauen Zeitpunkt werden wir Sie gesondert informieren. Interesse können Sie ab sofort unter homepage@bnotk.de bekunden. Den Anschluss an das Notarnetz können Sie unter www.elrv.info beauftragen.

Notarnetz schützt gegen Viren und Spam

Bedrohungen und Lästigkeiten aus dem Internet lassen nicht nach. In den ersten fünf Monaten des Jahres 2010 hat das Notarnetz mehr als 77 % der an Notarnetz-Postfächer gerichteten E-Mails als Spam identifiziert und herausgefiltert. Im gleichen Zeitraum wurden insgesamt 2.769 Computerviren abgefangen. Dies entspricht durchschnittlich sieben Sicherheits-Angriffen pro Notarnetz-Teilnehmer und unterstreicht, dass eine zuverlässige Sicherung der Internetanbindung und des Mailverkehrs auch im Notarbüro selbstverständlich sein sollte.

Wir weisen darauf hin, dass die Nutzung des geplanten Zentralen Testamentsregisters durch Notarinnen und Notare nur über besonders gesicherte Verbindungen, insbesondere das Notarnetz, möglich sein wird und bitten, dies in etwaige Dispositionen einzubeziehen.

Löschen überzähliger EGVP-Postfächer

Das EGVP erlaubt es, beliebig viele Postfächer für einen Nutzer anzulegen. Im Laufe der Zeit wurden deshalb häufig mehrere Postfächer für einen Notar eingerichtet. Seitdem die Registergerichte EGVP-Nachrichten an Notare versenden, besteht in diesen Fällen die Gefahr, dass die Nachrichten nicht abgerufen werden, weil das adressierte Postfach nicht mehr genutzt wird oder sogar nicht mehr geöffnet werden kann, nachdem das dazugehörige Zertifikat oder die PIN verlorengegangen sind. Ist bekannt, dass mehrere Postfächer im EGVP bestehen könnten, sollten die nicht genutzten Postfächer vorsorglich mittels des Formulars unter http://www.egvp.de/serviceformular/index.php gelöscht werden. In dem Formular ist das Postfach, welches weitergeführt werden soll, durch Angabe der Govello-ID, des Postfachnamens und der Visitenkarte genau zu bezeichnen. Eine Anleitung, wo Sie diese Daten finden, können Sie hier herunterladen. Alle weiteren Postfächer des Notars werden sodann gelöscht. Auch noch vorhandene EGVP-Nachrichten in den nicht mehr erreichbaren Postfächern müssen gelöscht werden. Der Notar erhält aber eine Liste aller Nachrichten-IDs mit Absendernamen, so dass bei den Absendern eine Neuübersendung erbeten werden kann.

Übermittlung des Unternehmensgegenstandes bei Einzelkaufleuten und Personengesellschaften

Die Registergerichte haben darauf hinzuwirken, dass bei Anmeldungen auch der Unternehmensgegenstand, soweit er sich nicht aus der Firma ergibt, angegeben wird (§ 24 Abs. 4 HRV). Er wird jedoch nicht in die Abteilung A des Handelsregisters eingetragen. Registergerichte sowie Industrie- und Handelskammern bitten darum, den Unternehmensgegenstand dennoch für alle Arten von Unternehmen in XNotar zu erfassen, da er durch die Registergerichte zunehmend elektronisch strukturiert an die Berufskammern weitergeleitet wird (§ 37 Abs. 1 HRV).

Anzeige des Datums der Aufnahme einer Gesellschafterliste im Registerportal

Die Notarorganisationen haben sich seit Inkrafttreten des MoMiG dafür eingesetzt, das Datum der Aufnahme einer Gesellschafterliste in das Handelsregister unter www.handelsregister.de anzuzeigen. Dies erfordert Anpassungen in den Registersystemen und im Registerportal. Die zuständige Arbeitsgruppe hat sich nunmehr darauf geeinigt, diese Anpassungen bis zum November 2010 ausführen zu lassen. Das Datum der Aufnahme in den Registerordner wird anschließend für alle Gesellschafterlisten zur Verfügung stehen, die nach der Umstellung eingereicht wurden. Gleichzeitig soll die Darstellung von Widersprüchen gegen Gesellschafterlisten verbessert werden.

Abruf der Liegenschaftskarte in der Grundbuchauskunft des Landes NRW

Bereits 2007 hatte die Möglichkeit bestanden, in der elektronischen Grundbuchauskunft des Landes Nordrhein-Westfalen ohne Mehrkosten einen Auszug der Liegenschaftskarte der in dem jeweiligen Grundbuchblatt verzeichneten Grundstücke anzuzeigen. Nachdem dieser Service abgestellt worden war, haben sich die Notarkammern ausdauernd für die Wiedereinführung eingesetzt und diese nun erreicht. Die Verbindung der Grundbuchauskunft mit Katasterinformationen bietet eine einfache Möglichkeit, Verträge über Grundstücke grundsätzlich mit einem Lageplan zu verbinden. Es handelt sich bei dem angezeigten Plan allerdings nicht um die aktuelle Liegenschaftskarte, sondern um zentral gespeicherte Daten, die derzeit einmal jährlich aktualisiert werden. Muss der Inhalt der Liegenschaftskarte tagesaktuell festgestellt werden, ist weiterhin ein Auszug über die Katasterbehörden einzuholen. Auch beabsichtigt die Innenverwaltung, zukünftig für die Möglichkeit zum Ausdruck des Lageplans eine Gebühr zu erheben, deren Höhe noch nicht feststeht.

Übersicht des CNUE zum Erbrecht in Europa

Der Rat der Notariate der Europäischen Union (CNUE) hat unter www.successions-europe.eu eine durch die Europäische Kommission geförderte Homepage eingerichtet, die in 23 Sprachen Basisinformationen zum Erb- und Erbverfahrensrecht in 27 europäischen Staaten beinhaltet. Die Seite richtet sich unmittelbar an den Bürger und bietet daher jeweils nur einen Überblick. Als erster Einstieg und Orientierung über ein ausländisches Erbrecht kann sie jedoch auch im Notariat nützlich sein.

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