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29.09.13 | Newsletter

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit diesem Newsletter möchten wir Sie über umfangreiche Neuerungen bei XNotar und im Notarnetz informieren. In XNotar ist jetzt ein eigenes EGVP-Modul eingebaut, mit welchem direkt Anmeldungen und Anträge an Gerichte übermittelt und Eintragungsmitteilungen empfangen werden können. Nach der in den nächsten 3-4 Monaten stattfindenden Pilotierungsphase steht dieses Modul allen Nutzern zur Verfügung. Für Notarnetz-Nutzer und Inhaber einer Registerbox stellen wir nunmehr einen Kommunikationsserver mit Mail, Kalender und Kontakten als zentralen "Exchange"-Server zur Verfügung, der mit Outlook oder als Webanwendung benutzbar und selbstverständlich mit dem Smartphone erreichbar ist. Diese Dienste und auch das Notarnetz selbst sowie die zentralen Register der Bundesnotarkammer sind nun auch mobil über UMTS-Karten verfügbar. Ferner möchten wir Sie noch über ein weiteres Pilotprojekt informieren: das elektronische Notaranderkonto. Das elektronische Notaranderkonto (ENA) ermöglicht Online-Banking für Notaranderkonten verknüpft mit der automatisierten Führung von Massen- und Verwahrungsbuch sowie Anderkontenliste und Namensverzeichnis über eine Webanwendung. Abschließend möchten wir Sie über den Signaturkartenaustausch bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer  bis Ende des Jahres 2014 in Kenntnis setzen. Aber lesen Sie selbst …

Mit freundlichen Grüßen


Walter Büttner                        Dr. Andreas Goetze

Inhalt

XKR Kostenrechner XNotar 3.5 mit EGVP Neue mobile Bürokommunikation ENA – Elektronische Notaranderkonten Austausch der Signaturkarten

XKR Kostenrechner

Das Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG) ist am 1. August 2013, hinsichtlich einiger weniger Vorschriften am 1. September 2013, in Kraft getreten. Mit dem XKR Kostenrechner stellt die NotarNet GmbH ein Werkzeug als Webanwendung zur Berechnung der Kosten nach der geänderten gesetzlichen Grundlage im Rahmen der XNotar-Lizenz zur Verfügung.

Der Kostenrechner kann von Notaren über die Registerbox oder im Notarnetz unter folgendem Link erreicht werden: https://xkr.bnotk.de/

Für die Anmeldung können die Benutzerkennung und das Passwort, welche für die zentralen Dienste der Bundesnotarkammer Notarverzeichnis/Notarportal, Zentrales Testamentsregister (ZTR) bzw. Zentrales Vorsorgeregister (ZVR) gelten, auch verwendet werden. Amtsnotare in Baden-Württemberg erreichen den Kostenrechner unter https://xkr-safe-bnotkbnotk.doi-de-net.

Der XKR Kostenrechner hat lediglich einen eingeschränkten Funktionsumfang, da er derzeit nur als Übergangslösung für Notare ohne funktionsfähige Notarsoftware konzipiert ist. Er ermöglicht die Kostenberechnung, Vergleichsrechnungen nach § 94 GNotKG, die Kostenverteilung auf mehrere Schuldner, sowie Ermäßigungen nach § 91 GNotKG. Zur einfachen Einarbeitung wurden in der Praxis häufige Vorgänge wie Kaufverträge, Grundschuldbestellungen, GmbH-Gründungen etc. zu sogenannten Kostengruppen zusammengefasst, welche bereits die typischerweise anfallenden Gebührentatbestände enthalten. Über eine Exportfunktion können die Kostenansätze in eine Word-Rechnungsvorlage übernommen werden.

In Abstimmung mit den Notarsoftwareherstellern verfügt der XKR Kostenrechner über keine Funktionen zur automatisierten Rechnungserstellung, zur Speicherung von Kostenberechnungen, zur Soll- und Ist-Buchhaltung sowie zur Berechnung von Kassenabgaben oder Sonderbeiträgen. Der XKR Kostenrechner kann und will eine vollumfängliche Notarsoftware nicht ersetzen.

Kontaktdaten:
E-Mail: xkr@bnotk.de
Telefax: 030-38386688

XNotar 3.5 mit EGVP

XNotar wurde in der neuen Versionsreihe 3.5 um die Funktionalität ergänzt, Nachrichten über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) selbst übermitteln und empfangen zu können. Elektronische Handelsregisteranmeldungen und Grundbuchanträge können in einem zusammenhängenden Arbeitsablauf erstellt und übermittelt werden. Der Versand von vorgangsunabhängigen EGVP-Nachrichten ist ebenfalls möglich. Der EGVP-Client der Justiz ist bei Einsatz von XNotar 3.5 nicht mehr erforderlich, die Nutzung ist aber weiter möglich.
 
Bestehende EGVP-Postfächer können in wenigen Arbeitsschritten importiert werden. Die Verwaltung der EGVP-Postfächer der Notare kann künftig im Notarportal erfolgen.
 
XNotar 3.5 befindet sich bereits in der Pilotphase. Im ersten Schritt wird XNotar 3.5 bei ausgewählten Notaren installiert, um die Stabilität der Versand- und Empfangsprozesse im Massenbetrieb zu testen und zu gewährleisten. Eine erste Inbetriebnahme ist bereits erfolgt; der Nutzerkreis wird kontinuierlich ausgeweitet. Diese Pilotphase wird voraussichtlich bis zum Jahresbeginn 2014 andauern. Anschließend wird XNotar 3.5 wie bisher erst als allgemeine Pilotversion und dann als Flächenversion bereitgestellt.
 
Neben der neuen Nachrichtenfunktion beinhaltet XNotar 3.5 weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen. Beispielsweise wurde ein neuer Anmeldefall für die Errichtung einer GmbH mit Musterprotokoll geschaffen, um die Erfassung entsprechender Vorgänge zu vereinfachen.

Neue mobile Bürokommunikation

Mit den neuen Bürokommunikationsdiensten bietet die NotarNet GmbH nunmehr eine Lösung mit E-Mail, Kalender und Kontakte in einer zentralen Anwendung, die sich weitgehend auf die individuellen Anforderungen des Notariats anpassen lässt. Datensicherung, Schutzvorkehrungen sowie Wartung und Softwarepflege übernehmen dabei unsere Spezialisten im Rechenzentrum.
 
Die Bürokommunikationsdienste können dabei unabhängig vom Vorhandensein eines Notarnetzanschlusses bestellt werden. Unabhängig von der Nutzung der Bürokommunikations­dienste empfehlen wir im Notariat jedoch den vollwertigen Notarnetzanschluss oder ein entsprechend professionell eingerichtetes und regelmäßig gepflegtes Sicherheitssystem.

Besonders interessant ist der gemeinsame Zugriff auf das Büropostfach, den Notar-Kalender und alle Kontakte von allen Arbeitsplätzen aus – im Büro, zu Hause oder unterwegs. Bedarfsweise kann der gemeinsame Zugriff einfach gleichberechtigt erfolgen oder mit individuellen Zugriffsrechten für die Mitarbeiter ausgestattet werden.
 
Die Kalenderanwendung ermöglicht die zentrale Pflege eines oder mehrerer Kalender in unterschiedlichen Ansichten, u.a. auch die Darstellung in einer Multikalendersicht, Tages-, Wochen-, Monatsansichten sowie Wiedervorlage- / Aufgabenlisten. Erinnerungsfunktion und Terminplanung mit der Möglichkeit interne und externe Teilnehmer einzuladen sowie die Belegung von Besprechungsräumen zu buchen, ergänzen die Funktionalität.
 
Zur Bedienung kann das in vielen Notariaten bereits vorhandene Outlook oder ein komfortabler Webmail-Client verwendet werden. Auch einige andere Mail-Clients können zum Einsatz kommen.
 
Notariate mit einem vollen Notarnetzanschluss erhalten im Rahmen des bestellten Notarnetz-Pakets ein Bürokommunikations-Postfach mit voller Funktionalität. Wir sind derzeit dabei, sämtliche Notarnetz-E-Mail-Postfächer auf das neue System umzustellen. Die betreffenden Notarnetz-Teilnehmern werden von uns sukzessive kontaktiert, um die Umstellung reibungsfrei gewährleisten zu können. Umgekehrt können Sie sich auch gerne bei uns melden (support@bnotk.de).
 
Die Bürokommunikationsdienste können mit Smartphone oder Notebook auch mobil genutzt werden. iPhone, Android-Smartphones oder Windows-Phone-Geräte können beispielsweise ohne Zusatzsoftware auf die Bürokommunikationsdienste zugreifen und E-Mails, Termine und Kontakte synchronisieren. Da der Zugriff aus dem Internet auf die zentralen Server und die Postfachspeicher  aus Sicherheitsgründen gesperrt ist, müssen die Mobilverträge für den Zugang frei geschaltet und in einen Rahmenvertrag eingebettet werden. Dies ist ausschließlich bei T-Mobile-Business-Tarifen oder mit Vodafone-Verträgen möglich.

Die Freischaltung des Notarnetzes für UMTS-Karten von T-Mobile oder Vodafone kann dann auch zum Zugriff auf die Zentralen Register, das Notarportal und weitere Einrichtungen der Bundesnotarkammer verwendet werden. Selbstverständlich können auch Geschäftsstellenanbindungen, Heimarbeitsplätze oder mobile Zugänge zum Bürosystem eingerichtet werden. Ein sicheres WLAN lässt sich ebenfalls betreiben, aktuell noch mit der WLAN-Variante des Notarnetz-Routers. Ebenso erhältlich sind neuerdings WLAN-Access-Point-Geräte, die eine bessere "Funkausleuchtung" der Büroräume nach individuellem Bedarf ermöglichen. Selbst DSL- und VDSL-Leitungen können demnächst direkt mit einem Notarnetzanschluss bei der NotarNet GmbH bestellt werden.

ENA – Elektronische Notaranderkonten

Bundesnotarkammer und NotarNet GmbH führen in Kooperation mit der Deutschen Bank das Pilotprojekt „ENA – Elektronische Notaranderkonten“ durch, welches Online-Banking für Notaranderkonten verknüpft mit der automatisierten Führung von Massen- und Verwahrungsbuch sowie Anderkontenliste und Namensverzeichnis über eine Webanwendung ermöglicht. ENA unterstützt deshalb ebenfalls Anderkonten, die nicht am Online-Banking-Verfahren teilnehmen.
 
Primäres Ziel des Pilotprojektes ENA ist der Nachweis, dass auf dem elektronischen Weg höhere Sicherheit und mehr Transparenz im Vergleich zum bisherigen schriftlichen Verfahren erreicht werden kann.
 
ENA wurde zu diesem Zweck in die IT-Plattform der Bundesnotarkammer integriert und ist wie das Zentrale Testamentsregister nur über die Registerbox bzw. im Notarnetz erreichbar. Die Kommunikation zwischen ENA und dem Rechenzentrum der Bank erfolgt über eine besondere abgesicherte und verschlüsselte Verbindung. Die Verwahrungsbeteiligten erhalten Transparenzmitteilungen über die Transaktionen auf dem Notaranderkonto.
 
Die Freigabe von elektronischen Zahlungsaufträgen erfolgt ausschließlich durch den Notar mittels seiner Signaturkarte. Mehrere Transaktionen können vom Notar in einem Arbeitsschritt freigegeben werden. Kontenabruf, Vorbereitung von Überweisungen sowie Dateneingaben für Massen- und Verwahrungsbuch und deren Druck können in bewährter Weise durch Mitarbeiter des Notars erfolgen.
 
Da die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) die Führung von Notaranderkonten mittels „Datenfernübertragung“ verbietet, haben die zuständigen Justizverwaltungen ca. 20 am Pilotprojekt mitwirkenden Notaren der Rheinischen Notarkammer und der Hamburgischen Notarkammer Dispens von entgegenstehenden Vorschriften der DONot für die Dauer des Pilotbetriebes erteilt.
 
Das Pilotprojekt erfolgt in Zusammenarbeit mit der Deutschen Bank, ENA ist aber grundsätzlich für den Anschluss weiterer Kreditinstitute konzipiert.

Austausch der Signaturkarten

Im zweiten Quartal des Jahres 2014 beginnen wir, sukzessive alle bis dahin ausgegebenen Signaturkarten auszutauschen und durch Karten mit einem neuen Betriebssystem zu ersetzen. Hintergrund dieses Kartenaustausches ist, dass die Bundesnetzagentur das Betriebssystem der ausgegebenen Signaturkarten zum Ende des Jahres 2014 abgekündigt hat. Bis zum Erreichen des auf der Karte aufgedruckten Gültigkeitsdatums, maximal aber zum 31.12.2014, sind alle ausgegebenen Signaturkarten gültig.

Im Rahmen des Kartenaustausches werden wir jeden einzelnen Karteninhaber nochmals kontaktieren. Alle Karteninhaber, deren jeweiliges Vertragsverhältnis ungekündigt fortbesteht, erhalten bis Ende 2014 grundsätzlich automatisch neue qualifizierte Signaturkarten in der bisherigen Anzahl. Sollten sich seit Erhalt Ihrer Signaturkarte Ihre persönlichen Daten geändert haben oder Ihr beim Kartenantrag zur Identifizierung verwendetes Ausweisdokument abgelaufen sein, werden Sie die Möglichkeit ab dem zweiten Quartal 2014 haben, uns Ihre Änderungen online mitzuteilen und Ihr aktuelles Ausweisdokument hochzuladen. Selbstverständlich werden wir Sie zu gegebener Zeit persönlich informieren. Aufgrund der Anzahl der von uns ausgegebenen Signaturkarten wird der Kartenaustausch über ein dreiviertel Jahr bis Ende 2014 vorgenommen.

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