Amtswechsel/Niederlegung
Amtsniederlegung
1. Signaturkarte
a. Kündigung und Sperrung
Mit der Amtsniederlegung wird das Zertifikat von Signaturkarten mit dem Attribut „Notar“ unrichtig. Der Karteninhaber und die zuständige Notarkammer sind daher verpflichtet, das unrichtig gewordene Zertifikat sperren zu lassen. Da es signaturrechtlich nicht möglich ist, nur das Attribut aus dem Zertifikat zu löschen, wird die gesperrte Signaturkarte dadurch insgesamt unbrauchbar. Eine telefonische Sperrung der Signaturkarte führt nicht zur Kündigung des Vertrages über den Kartenbezug. Deshalb sollte die Signaturkarte mit dem unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkarte/signaturkarte-sperren erhältlichen Formular gekündigt und die Sperrung zum Zeitpunkt der Amtsniederlegung schriftlich beauftragt werden um den weiteren Anfall von Kartengebühren zu vermeiden.
b. Bestellung einer neuen Signaturkarte
Wird der Notar a. D. als Notariatsverwalter tätig oder will er als Rechtsanwalt am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, benötigt er eine neue Signaturkarte.
Daher sollte er rechtzeitig (circa einen Monat vor der Amtsniederlegung) eine Karte ohne Attribut oder gegebenenfalls mit einem Attribut „Rechtsanwalt“ beantragen. Den Online-Antrag findet man auf der Seite https://zertifizierungsstelle.bnotk.de.
2. XNotar und sonstige Notarsoftware
Zum Teil sind Softwarelizenzen sowie Wartungs- und Supportverträge an die Amtstätigkeit des Notars gebunden. Da dies jedoch nicht immer der Fall ist, sollte sich der Notar rechtzeitig hinsichtlich der Kündigungsmöglichkeiten informieren.
3. Notarnetz-Zugang bzw. die Registerbox
Ein Amtsnachfolger oder Notariatsverwalter kann den Zugang des Amtsvorgängers zum Notarnetz durch schriftliche Mitteilung an die NotarNet GmbH übernehmen (s.u.). Soll der Notarnetz-Zugang jedoch nicht fortgeführt werden, so ist eine Kündigung erforderlich. Der Router bzw. die Box wird anschließend zurückgeschickt. Es wird empfohlen, sich wegen eventueller E-Mail-Weiterleitungen zur Klärung an die NotarNet GmbH zu wenden.
4. Register (ZVR und ZTR)
Erfolgt der Zugang zum ZTR und ZVR über einen Notarnetzanschluss, so gelten die diesbezüglichen Ausführungen entsprechend. Die persönlichen Zugangsdaten zum ZVR und ZTR werden 10 Tage nach dem im Notarverzeichnis durch die zuständige Kammer eingetragenen Tag des Amtsendes gesperrt. Erfolgte der Zugang zu den Registern über eine Registerbox, so widerruft die Registerbehörde die Zuweisung, wenn das im Notarverzeichnis eingetragene Enddatum der Amtstätigkeit eingetreten ist. Im Widerrufsschreiben werden dem ausscheidenden Notar die Details der Rücksendung oder deren Entbehrlichkeit bei Übernahme der Registerbox durch den Sozius oder Amtsnachfolger mitgeteilt. Wurde dem ausscheidenden Amtsträger keine Registerbox zugeteilt (etwa weil die Zuweisung an den Sozius erfolgte), ist insoweit nichts zu veranlassen.
Amtsübernahme
1. Signaturkarte
Der Amtsnachfolger kann bereits vor Amtsantritt eine Signaturkarte mit dem Attribut „Notar“ bestellen. Frühestens 28 Tage vor Amtsantritt kann die regionale Notarkammer die zukünftige Amtstätigkeit im Notarverzeichnis eintragen. Das Notarverzeichnis dient als Bestätigung der Notareigenschaft. In dem über https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkarte/signaturkarte-bestellen zugänglichen Online-Antrag (Kartenantrag Notariat) kann unter Verwendung der ZTR/ZVR-Zugangsdaten (Notarportal) die entsprechende Signaturkarte beantragt werden, sodass die Signaturkarte zur Amtsübernahme bereits einsatzbereit vorliegt.
2. XNotar und sonstige Notarsoftware
Die Nutzungsrechte für XNotar und sonstige Notarsoftware beziehen sich in der Regel auf den Amtsvorgänger. Die Registriernummern des Vorgängers können nach der Amtsniederlegung nicht weiter genutzt werden. Der Amtsnachfolger benötigt daher in der Regel neue Softwarepakete.
3. Notarnetz-Zugang
Ein Amtsnachfolger oder Notariatsverwalter kann den Zugang des Amtsvorgängers zum Notarnetz durch schriftliche Mitteilung an die NotarNet GmbH übernehmen. Die Mitteilung sollte Namen und Kundennummer des bisherigen Amtsinhabers sowie Namen und Rechnungsanschrift des Amtsnachfolgers oder Notariatsverwalters enthalten. Zudem sollte mitgeteilt werden, ob vorhandene E-Mail-Adressen unverändert fortgeführt werden sollen und ob technische Änderungen im Notariat vorgenommen werden, die den Zugang zum Notarnetz betreffen. Der Zugang wird anschließend zu denselben Bedingungen fortgeführt, die für den bisherigen Amtsinhaber galten.
4. Register (ZVR und ZTR)
Der Amtsnachfolger oder Verwalter kann Vorgänge des ausgeschiedenen Notars in den Registern einsehen und bearbeiten, wenn ihm die Führung der Notariatsakten gem. § 51 Abs. 1 S. 2 Alt. 2 BNotO übertragen wurde. Unabhängig davon kann er die Registerbox des Amtsvorgängers übernehmen. Es empfiehlt sich, die Registerbehörde vor Beendigung des Amtes über die gewünschte Übernahme per E-mail an registerbox(at)testamentsregister.de zu informieren.
Die Registerbehörde wird den ausscheidenden Notar in diesem Fall nicht zur Rücksendung der Registerbox auffordern, sondern diese dem Amtsnachfolger oder Notariatsverwalter zuweisen, sobald dessen Amtstätigkeit im Notarverzeichnis angelegt ist. Eine Zuweisung kann auch an den Sozius erfolgen.
Amtssitzwechsel
1. Signaturkarte
Auch bei einem Amtssitzwechsel wird das Berufsträgerattribut in dem Zertifikat der Signaturkarte unrichtig, da das Attribut auch den Amtssitz enthält. Um rechtzeitig zum Amtsantritt am neuen Amtssitz im Besitz einer neuen, gültigen Signaturkarte zu sein, ist es empfehlenswert, nach Eintragung des zukünftigen Amtssitzes im Notarverzeichnis durch die regionale Notarkammer vor dem Wechsel eine neue Signaturkarte zu beantragen.
Den Online-Antrag findet man auf der Seite https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkarte/signaturkarte-bestellen (Kartenantrag Notariat).
2. XNotar und sonstige Notarsoftware
Hier ist zu prüfen, inwiefern sich ein Amtssitzwechsel auf die bestehenden Verträge für XNotar sowie sonstige Notarsoftware auswirkt. Ggf. müssen Verträge gekündigt und neu abgeschlossen werden.
3. Notarnetz-Zugang
Bitte wenden Sie sich bei einem Wechsel der Büroräume, von denen aus Sie das Notarnetz nutzen möchten, möglichst frühzeitig an die
NotarNet GmbH
Burgmauer 53
50667 Köln
Tel.: (0221) 27 79 35 – 0
Fax: (0221) 27 79 35 – 20
4. Register (ZVR und ZTR)
Für die zentralen Register erhält der Notar von der Registerbehörde neue Zugangsdaten. Die Registerbox kann nicht zu einer neuen Notarstelle mitgenommen und dort betrieben werden, da sie ein Besitzmerkmal aufweist und an ein bestimmtes Netzwerk gebunden ist. Die Zuweisungsverfügung wird wie bei einer Amtsniederlegung widerrufen. Für den neuen Amtssitz muss erneut eine Registerbox beantragt werden, wenn nicht die eines Sozius benutzt oder die eines Amtsvorgängers zugewiesen werden kann und auch kein Notarnetzzugang vorhanden ist. Nach Eintragung der neuen Amtstätigkeit im Notarverzeichnis kann die Registerbox über folgendes Bestellformular bestellt werden. Zieht der Notar lediglich in neue Büroräume an seinem Amtssitz um, ohne eine neue Amtstätigkeit aufzunehmen, so muss lediglich die Registerbox neu konfiguriert werden.
Support der Bundesnotarkammer:
Tel.: 0800 5 / 660 669 (gebührenfrei)
Email: support@bnotk.de
Für die zentralen Register erhält der Notar von der Registerbehörde neue Zugangsdaten. Die Registerbox kann nicht zu einer neuen Notarstelle mitgenommen und dort betrieben werden, da sie ein Besitzmerkmal aufweist und an ein bestimmtes Netzwerk gebunden ist. Die Zuweisungsverfügung wird wie bei einer Amtsniederlegung widerrufen. Für den neuen Amtssitz muss erneut eine Registerbox beantragt werden, wenn nicht die eines Sozius benutzt oder die eines Amtsvorgängers zugewiesen werden kann und auch kein Notarnetzzugang vorhanden ist. Nach Eintragung der neuen Amtstätigkeit im Notarverzeichnis kann die Registerbox über folgendes Bestellformular bestellt werden. Zieht der Notar lediglich in neue Büroräume an seinem Amtssitz um, ohne eine neue Amtstätigkeit aufzunehmen, so muss lediglich die Registerbox neu konfiguriert werden.
Support der Bundesnotarkammer:
Tel.: 0800 5 / 660 669 (gebührenfrei)
Email: support@bnotk.de