Was benötigen Notarbüros für den Elektronischen Rechtsverkehr und die Tätigkeiten im Digitalen Amt?

Nach der erstmaligen Eintragung im Notarverzeichnis durch die Notarkammern erhalten notarielle Amtsträger von der Bundesnotarkammer Zugangsdaten (Benutzer/Passwort) zu den zentralen Anwendungen der Bundesnotarkammer.

Der Zugang ist darüber hinaus nur innerhalb des Notarnetzes über eine Notarnetzbox (Registerbox/NotarnetzPlus) möglich. Voraussetzung ist eine geeignete DSL-Leitung oder ein passender Internetanschluss inklusive Wartungs- und Entstörungs-Service.

Mitarbeitende im Notarbüro können ebenfalls einen Zugang zu den zentralen Anwendungen der Bundesnotarkammer mit eingeschränkten Rechten erhalten. Diese werden vom notariellen Amtsträger selbst eingerichtet.

Weiterhin benötigt der notarielle Amtsträger ein qualifiziertes Zertifikat mit einem Berufsattribut als Nachweis seiner Notareigenschaft nach § 39a Abs. 2 BeurkG insbesondere für die Signatur von elektronischen notariellen Urkunden. Die Zertifikate und die dazugehörigen Chipkarten werden von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bereitgestellt. Für die Nutzung der Chipkarte wird ein Kartenlesegerät (Sicherheitsklasse 3) benötigt, welches ebenfalls von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bezogen werden kann.

Die Hard- und Software im Notarbüro sollte bestimmte Systemanforderungen insbesondere für die Nutzung der XNP Basisanwendung der Bundesnotarkammer erfüllen. Das IT-System muss durch geeignete Schutzeinrichtungen gegen unerlaubte Zugriffe auf vertrauliche Daten, gegen Störungen oder Manipulation der Programme aus dem Internet sorgfältig abgesichert werden bspw. auch über die NotarnetzPlus-Produkte der Tochtergesellschaft der Bundesnotarkammer NotarNet GmbH. Es empfiehlt sich regelmäßig einen Systembetreuer für de Betreuung des IT-Systems im Notarbüro hinzu zu ziehen.

Das besondere elektronische Notarpostfach wird über die XNP Basisanwendung der Bundesnotarkammer aktiviert. Nachrichtenversand- und -empfang können nach der Aktivierung über XNP erfolgen. XNP enthält weitere kostenfreie Module bspw. für das Elektronische Urkundenarchiv ab dem 1.1.2022 aber auch XNotar (kostenpflichtig) für die elektronische Antragstellung im elektronischen Rechtsverkehr.

Für die Arbeit im Notarbüro empfiehlt sich in jedem Falle ergänzend auch die Nutzung einer speziellen Notariatsfachsoftware, welche mit den vorgenannten Systemen zusammenarbeitet.

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